5 действенных правил для того, чтобы привести дела в порядок
Жизнь кипит бурным потоком, дни не успевают запомниться и стремительно сменяют друг друга. Кому-то удалось обуздать бешеные скачки современной жизни и подчинить их собственному ритму, но как победить хаос ежедневно поступающих дел? Что-то выполняется, что-то забывается, и становится мучительно больно, ощущение вылета из колеи налаженных дел не отпускает сознание. Достичь структурного порядка в делах накопившихся и последующих помогут 5 правил.
Правило первое: стоп новым задачам!
И пусть весь мир подождет, ничего с ним не случится, он точно не рухнет. Страшно отпустить? Не бойтесь, эта вынужденная мера поможет разобрать дела «по полочкам» и включить механизм распределения дел. Так что последующие остановки не понадобятся, раскладывать сможете по мере поступления. Итак, остановились. Важно быть спокойным. Не отвлекаясь ни на что, сосредоточьтесь на ваших задачах. Создайте список, не важно, на бумаге или электронный, как удобно. Никаких новых дел, пока не сделаете все из списка. Или пока не сделаете большую часть, главное — вернуть приятное чувство контроля над делами. Вы должны быть довольны собой — это очень важно. Чувство удовлетворения – показатель владения ситуацией.
Правило второе: оцениваем затраты времени
Да, прикинуть даже примерно, сколько потребуется времени на устранение «затора» в делах крайне необходимо. Ничего, если время не будет точным до минуты, этого и не требуется. Выполняя работу, вы можете отметить, сколько реального времени понадобилось на одну задачу. Какие-то дела, подолгу откладываемые, окажутся реально выполнимы за какие-то минуты или потребуют меньше часа. Такие открытия полезны: в последующие разы вы сможете сразу вписать их в уже налаженный механизм исполнения. Бывает, задачам требуется и пара, а то и тройка месяцев общего времени или больше. Главное, их распределить и не откладывать. Это касается и отчетов, и прочих «бумажных» дел. Объемные работы можно раздробить. Если не удается распределить задачи по времени, оптимизируйте, пересмотрите список, сделайте его проще.
Правило третье: делаем оптимизацию списка
Ничего сложного, просто очень критически взвесьте и практически отнеситесь к созданному списку. Пусть другие сделают задачи, не требующие вашего вмешательства. И не надо бояться доверять, требуйте качество выполнения, объяснив главные моменты и время от времени контролируйте его. Не держите все на себе, смело отдавайте другим. Ошибочно думать, что только вы способны сделать качественно ту или иную работу. Научиться раздавать дела, это очень полезно. Облегчить задачи можно, объединив их, похожие нужно делать подряд. Время должно играть в вашу пользу, поэтому необходимые звонки и ответы на e-mail делайте строго в рамках выделенного времени. Все, что срочное и очень важное делайте в первую очередь, все, что не требует мгновенного исполнения может подождать. Все не актуальное – долой, будьте безжалостны к делам сомнительной полезности.
Правило четвертое: выполняем задачи структурировано и по-порядку
Во главе списка должны быть самые маленькие дела, большие — следом. Расквитайтесь сначала с маленькими делами по требуемому времени (меньше часа), пусть они закончатся. Потом посмотрите, что стало со списком. Почувствуйте светлое ощущение власти над делами. В этот момент можно добавить немного новых дел, потом это станет хорошей привычкой и механизм будет закручен в постоянное колесо работы. А пока, оставшиеся из списка нужно распланировать со 100% гарантией выполнения. Добавьте 20% резервного времени в качестве «подушки безопасности», так вам будет спокойнее.
Правило пятое: забудьте про жесткое планирование
Жесткое планирование в хаосе — бесполезно. Позвольте себе немного вольности: никаких рамок, голова должна быть спокойна, тогда задачи будут лучше выполняться, нежели в состоянии скованного стрессом мозга. Итак, теперь планомерно выполняем список дел: выполнили одно, только после этого берете следующее.
Главное, помнить: вы всегда можете остановиться, просто разрешите себе это. Наведете порядок, возьмете контроль в руки — и рабочий ритм будет налажен. Разгрести «завал» в первый раз сложно, на это становится проще в последующие разы.
